নকশিফাই সহায়তা

একটি পুরো কমোড সেটের ভেতরে প্যান, সিস্টার্ন, সিট কভার ও পুশ শাওয়ার থাকে। একটি মেমোতে সেট বিক্রি করলে ভেতরকার প্রতিটি যন্ত্রাংশের স্টক কীভাবে অটোমেটিক কমে।

1. ক্যাটালগে সেট কনফিগারেশন: সেটিংসে গিয়ে কমোড সেট তৈরি করুন এবং এতে অন্তর্ভুক্ত আইটেমগুলো যোগ করুন (প্যান ১টি, সিস্টার্ন ১টি, সিট কভার ১টি)।
2. মেমোতে সেট নির্বাচন: বিক্রির সময় সরাসরি কমোড সেট যোগ করুন। আলাদা আলাদা আইটেম বারবার সিলেক্ট করার প্রয়োজন নেই।
3. স্বয়ংক্রিয় স্টক সমন্বয়: মেমো পোস্ট হওয়ার সাথে সাথে পেছনের গুদাম থেকে প্রতিটি কম্পোনেন্টের স্টক সঠিক অনুপাতে সমন্বয় হয়ে যাবে।
4. আংশিক চালান বা স্পেয়ার পার্টস: কাস্টমার যদি শুধু সিট কভার আলাদা কিনতে চায়, তবে মূল সেটের ক্ষতি না করে লুজ সিট কভার বিক্রি করা সম্ভব।

একই ডিজাইনের বেসিন সাদা, আইভরি বা ম্যাট ব্ল্যাক কালারে হতে পারে এবং গ্রেড-১ ও গ্রেড-২ এর দাম ভিন্ন। নকশিফাইতে কীভাবে সাজাবেন।

1. মূল পণ্য তৈরি: ক্যাটালগে পণ্যের নাম ও ক্যাটাগরি তৈরি করুন (যেমন: Stella Counter Basin)।
2. ভ্যারিয়েন্ট যোগ: কালার (White, Black) এবং গ্রেড (Premium, Commercial) যোগ করুন।
3. আলাদা প্রাইস ও বারকোড: প্রতিটি ভ্যারিয়েন্টের জন্য নিজস্ব ডিলার প্রাইস, খুচরা মূল্য এবং লো-স্টক অ্যালার্ট সেট করুন।

স্যানিটারি ফিটিংস ও কনসিল্ড সিস্টার্নের ৫ থেকে ১০ বছরের ওয়ারেন্টি কাস্টমারকে কীভাবে ট্র্যাক করে সার্ভিস দেবেন।

1. মেমো তৈরির সময় পণ্যটির ওয়ারেন্টি মেয়াদ (যেমন: ৩৬ বা ৬০ মাস) মেমোতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রিন্ট হয়ে যাবে।
2. কাস্টমার পরবর্তীতে মেমো নম্বর বা মোবাইল নম্বর বললে নিমেষেই তার বিক্রির তারিখ ও ওয়ারেন্টি স্ট্যাটাস স্ক্রিনে দেখা যাবে।
3. সাপ্লায়ার থেকে ওয়ারেন্টির আওতায় নতুন পার্টস ফেরত এলে তা সরাসরি পারচেজ রিপ্লেসমেন্ট হিসেবে নথিভুক্ত করা যায়।

একই মডেলের টাইলস বিভিন্ন প্রোডাকশন ব্যাচে তৈরি হলে রঙের সূক্ষ্ম পার্থক্য ঘটে। নকশিফাইতে কীভাবে শেড ট্র্যাকিং আপনার শোরুমের লাখ টাকার কাস্টমার ক্ষতি থেকে বাঁচায়।

1. পারচেজ রিসিভ এন্ট্রি: সাপ্লায়ারের কারখানা থেকে মাল আসার সময় চালানের গায়ে থাকা শেড কোড (যেমন: SH-A1 বা SH-B2) ও লট নম্বর পণ্যের লাইনে লিখে সংরক্ষণ করুন।
2. গুদামে চিহ্নিতকরণ: গুদামে টাইলসের স্তূপে একই শেডের বক্সগুলো একসাথে রাখুন এবং প্রতিটি চালানের পাশে স্পষ্ট মার্কার দিয়ে শেড লিখুন।
3. সেলস মেমো তৈরি: মেমো কাটার সময় নির্দিষ্ট রুম বা সাইটের জন্য পর্যাপ্ত পরিমাণ একই শেডের মাল সফটওয়্যার থেকে বুক করুন।
4. শেড সুরক্ষা: সিস্টেমে পর্যাপ্ত স্টক না থাকলে সতর্ক করবে, যাতে ভুলে ভিন্ন শেডের টাইলস গ্রাহকের একই ফ্লোরে না পৌঁছায়।

কাস্টমার যখন রুমে ১৮০ বর্গফুট টাইলস চায়, তখন কত বক্স ও কত পিস দিতে হবে এবং অবশিষ্ট ভাঙা পিসের হিসাব কীভাবে সমন্বয় করবেন।

1. সাইজ ও প্যাক স্পেক নির্ধারণ: প্রতিটি টাইলস মডেলে প্রতি বক্সে কয় পিস (যেমন: ২৪×২৪ মডেলে ৪ পিস = ১৬ বর্গফুট) তা সিস্টেমে আগে থেকেই সেট করা থাকে।
2. মেমোতে এরিয়া প্রবেশ: মেমোর ক্যালকুলেটরে ১৮০ স্কয়ারফুট ও ৫% অপচয় লিখলে সিস্টেম সরাসরি ১১ বক্স ও ১ পিস হিসাব বের করে দেয়।
3. ভাঙা বক্স অনুমোদন: শোরুম যদি খোলা পিস বিক্রি সমর্থন করে, তবে ১টি আস্ত বক্স ভেঙে ১ পিস কাস্টমারকে দেওয়া হবে এবং সিস্টেমে অবশিষ্ট ৩ পিস খোলা স্টক হিসেবে সংরক্ষিত থাকবে।
4. মূল্য ভিত্তি (Price Basis): কাস্টমারের সাথে চুক্তি অনুযায়ী রেট স্কয়ারফুট, বক্স বা পিস যে হিসেবেই হোক—নকশিফাই ভগ্নাংশের সঠিক রাউন্ডিং করে মোট মূল্য মেলায়।

মেমোতে বুক করা শেডের মাল গুদামে শেষ হয়ে গেলে ভিন্ন শেডের টাইলস ডেলিভারি দেওয়ার নিয়ম ও ওনার অনুমোদন প্রক্রিয়া।

1. সতর্কতা নোটিফিকেশন: চালান পোস্টিংয়ের সময় যদি মেমোতে উল্লেখিত শেডের পরিবর্তে অন্য শেডের স্টক নির্বাচন করা হয়, সিস্টেম SHADE_CHANGE কনফার্মেশন চাইবে।
2. কাস্টমারের সম্মতি: ডেলিভারি ম্যান বা ম্যানেজার কাস্টমারের সাথে ফোনে যোগাযোগ করে নিশ্চিত হবেন যে ভিন্ন শেডের টাইলস ভিন্ন রুমে বা বাথরুমে লাগানো হবে।
3. অডিট লগ ও অনুমোদন: ম্যানেজার বা ওনার সম্মতি নিশ্চিত করে সতর্কতা অনুমোদন (Acknowledge) দিলে চালানে নতুন শেড বরাদ্দ হয়ে যাবে এবং অডিট ট্রেইলে তা স্থায়ীভাবে রেকর্ড থাকবে।

ট্রাক থেকে গুদামে নামানোর সময় কোনো বক্সের টাইলস কোনা ভেঙে গেলে বা চূর্ণ হলে তা স্টক লেজার থেকে যেভাবে বাদ দেবেন।

1. ইনভেন্টরি মেনু: সফটওয়্যারের Stock Adjustments অপশনে প্রবেশ করুন।
2. কারণ নির্বাচন: টাইপ হিসেবে Damage / Breakage সিলেক্ট করুন এবং ক্ষতিগ্রস্ত টাইলসের মডেল, লট ও শেড বেছে নিন।
3. পরিমাণ এন্ট্রি: মোট কত পিস বা বক্স নষ্ট হয়েছে তা লিখুন এবং প্রয়োজনে চালানের ছবি বা নোট যুক্ত করুন।
4. পোস্টিং: পোস্ট সম্পন্ন হলে বিক্রিযোগ্য অন-হ্যান্ড স্টক থেকে নষ্ট মাল বাদ যাবে, কিন্তু পারচেজ অ্যাকাউন্টিং ও অডিট রেকর্ড স্বচ্ছ থাকবে।

শোরুমে কাস্টমার আসার পর মুহূর্তের মধ্যে মেমো তৈরি, আইটেম সিলেকশন, আগাম টাকা গ্রহণ ও পাকা চালান কাটার নিয়ম।

1. কাস্টমার নির্বাচন: কাস্টমারের মোবাইল নম্বর দিয়ে খুঁজুন। নতুন কাস্টমার হলে নাম ও ঠিকানা দিয়ে ১ ক্লিকে এন্ট্রি করুন। ওয়াক-ইন বা নগদ কাস্টমারদের জন্য নাম ছাড়াও সরাসরি মেমো করা যায়।
2. পণ্য নির্বাচন: বারকোড স্ক্যান করুন বা নাম/সাইজ টাইপ করে টাইলস ও স্যানিটারি আইটেম যোগ করুন।
3. পেমেন্ট ও ডিসকাউন্ট: কাস্টমার যত টাকা নগদ বা বিকাশে দিল তা লিখুন। বাকি টাকা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাস্টমারের লেজারে জমা হবে।
4. পোস্টিং: Post Invoice চাপুন। সাথে সাথে স্টক রিজার্ভ হবে এবং বাংলা মেমো প্রিন্ট করার অপশন চলে আসবে।

সেলসম্যানরা যাতে ইচ্ছামতো ক্ষতি করে কম দামে মাল না বিক্রি করতে পারে, সে জন্য ম্যানেজার অনুমোদনের সুরক্ষাব্যবস্থা।

1. দোকান মালিক প্রতিটি পণ্যের সর্বনিম্ন বিক্রয়মূল্য (Floor Price) বা সর্বোচ্চ ডিসকাউন্ট শতাংশ নির্ধারণ করে রাখেন।
2. সেলসম্যান অতিরিক্ত ডিসকাউন্ট প্রয়োগ করতে গেলে স্ক্রিনে DISCOUNT_LIMIT_EXCEEDED বার্তা আসবে।
3. ম্যানেজার বা ওনার পাসওয়ার্ড/লগইন দিয়ে অনুমোদন দিলে মেমোটি সেভ হবে এবং মাসিক ডিসকাউন্ট রিপোর্টে প্রদর্শিত হবে।

দোকানের লোগো, বাংলা ফন্ট (SolaimanLipi) এবং কিউআর কোডসহ মেমো ও মানি রিসিট প্রিন্ট করার নির্দেশিকা।

1. মেমো পোস্ট করার পর প্রিন্ট বাটনে ক্লিক করুন।
2. আপনার কাউন্টারের প্রিন্টার সাইজ অনুযায়ী POS 58mm / 80mm অথবা A4 / A5 সাইজ নির্বাচন করুন।
3. ব্রাউজার প্রিন্ট প্রিভিউতে হেডার ও ফুটার অফ রেখে 'Print' চাপুন। বাংলায় স্পষ্ট ও ঝকঝকে মেমো প্রিন্ট হবে।

কাস্টমার ১০০ বক্স টাইলসের মেমো করলেও আজ মাত্র ৩০ বক্স ডেলিভারি নিল। বাকি ৭০ বক্সের হিসাব হারাবে না যেভাবে।

1. মেমোর বিস্তারিত পেজে গিয়ে Create Delivery Challan চাপুন।
2. আজ যত বক্স বা পিস পাঠানো হচ্ছে সেই পরিমাণটি এন্ট্রি করুন এবং কোন গুদাম থেকে বের হচ্ছে তা নির্বাচন করুন।
3. চালানটি পোস্ট করলে চালানের গেটপাস প্রিন্ট হবে, যা দেখে গুদাম কিপার মাল তুলে ড্রাইভারকে হস্তান্তর করবে।
4. মেমোতে অবিতরণকৃত মালের স্ট্যাটাস থাকবে 'Partially Delivered'। বাকি মাল পাঠানোর জন্য পরবর্তীতে দ্বিতীয় চালান কাটুন।

কাস্টমার পুরো মাল না নিয়ে বাকি মাল বাতিল করতে চাইলে সেই আটকে থাকা স্টক মুক্ত করার নিয়ম।

1. মেমোর অপশন থেকে Short Close Undelivered সিলেক্ট করুন।
2. সিস্টেম নিশ্চিত করবে যে কাস্টমারকে বাকি মাল দেওয়া হচ্ছে না।
3. কনফার্ম করলে আটকে থাকা লট ও শেডের স্টক সাথে সাথে মুক্ত হয়ে অন্য কাস্টমারের জন্য বিক্রির জন্য উন্মুক্ত হবে।

কোন কাস্টমারের কাছে কত টাকা বাকি এবং কোন বাকি কত দিন পুরোনো (০-৩০ দিন, ৩১-৬০ দিন, ৬০+ দিন)—তা এক নজরে যাচাই।

1. Customers মেনুতে গিয়ে যেকোনো কাস্টমারের নামের ওপর ক্লিক করুন।
2. তার সম্পূর্ণ খতিয়ান (Statement) দেখা যাবে—প্রতিটি মেমো, পেমেন্ট, রিটার্ন এবং বর্তমান মোট জের।
3. Aging Report খুললে কোন কোন পার্টি সবচেয়ে বেশি দিন ধরে টাকা আটকে রেখেছে তা অগ্রাধিকার ভিত্তিতে সাজানো থাকবে।
4. ১ ক্লিকে গ্রাহকের খতিয়ান হোয়াটসঅ্যাপে পিডিএফ আকারে পাঠিয়ে দিতে পারেন।

মোবাইলে কল না দিয়ে ভদ্রভাবে দোকানের নামে গ্রাহকের কাছে বকেয়া টাকার বিস্তারিত এসএমএস পাঠানোর নিয়ম।

1. SMS Marketing & Due Reminders সেকশনে যান।
2. বকেয়া থাকা কাস্টমারদের তালিকা থেকে সবাইকে একসাথে বা নির্দিষ্ট পার্টিকে নির্বাচন করুন।
3. বাংলা টেমপ্লেট নির্বাচন করুন (যেমন: "সম্মানিত গ্রাহক, [দোকানের নাম]-এ আপনার বকেয়া [টাকার পরিমাণ] টাকা...")।
4. 'পাঠান' বাটনে চাপলে মোবাইল অপারেটরের অনুমোদিত গেটওয়ে দিয়ে দ্রুত মেসেজ পৌঁছে যাবে।

নগদ টাকার পাশাপাশি চেক বা অনলাইন পেমেন্ট কীভাবে নির্ভুলভাবে ব্যাংকের হিসাবের সাথে মেলাবেন।

1. পেমেন্ট নেওয়ার সময় মাধ্যম বাছাই করুন: ক্যাশ, বিকাশ, নগদ, ব্যাংক বা চেক।
2. চেকের ক্ষেত্রে ব্যাংকের নাম, চেক নম্বর ও ক্যাশ করার সম্ভাব্য তারিখ লিখে রাখুন।
3. চেকটি জমা হওয়ার আগ পর্যন্ত স্ট্যাটাস থাকবে 'Pending'—যা কাস্টমারের ক্রেডিট ব্যালেন্সে শর্তসাপেক্ষে থাকবে।
4. ব্যাংকে চেক পাস হলে ১ ক্লিকে 'Cleared' করুন; চেক বাউন্স করলে তৎক্ষণাৎ কাস্টমারের বাকি পুনরায় যুক্ত হবে।

আগে খাতায় বা অন্য কোনো উপায়ে রাখা হিসাব নকশিফাইতে ১৫ মিনিটে স্থানান্তর করার উপায়।

1. নকশিফাইয়ের সেটিংস থেকে তৈরি করা নমুনা Excel Template ডাউনলোড করুন।
2. কাস্টমারের নাম, মোবাইল নম্বর, ঠিকানা ও পুরোনো বকেয়া টাকার অংক শিটে লিখে নিন।
3. ইম্পোর্ট ফর্মে ফাইলটি আপলোড করে ভ্যালিডেশন প্রিভিউ চেক করুন। কোনো ভুল থাকলে সিস্টেম লাল দাগ দিয়ে দেখিয়ে দেবে।
4. সব ঠিক থাকলে 'Commit Import' চাপুন; শত শত কাস্টমারের খতিয়ান কয়েক সেকেন্ডে তৈরি হয়ে যাবে।

গ্রাহক বাড়তি টাইলস ফেরত দিলে কীভাবে শেড মেলাবেন এবং সঠিক লটে স্টক ফিরিয়ে নেবেন।

1. মেমো যাচাই: কাস্টমার যে মেমো থেকে মাল কিনেছিলেন, সেই মেমো নম্বর দিয়ে Sales Return পেজ খুলুন।
2. শেড ও অবস্থা পরীক্ষা: ফেরত দেওয়া বক্সটি মেমোর নির্দিষ্ট শেডের কি না এবং বক্সটি অক্ষত কি না নিশ্চিত করুন।
3. পরিমাণ এন্ট্রি: কত বক্স বা পিস ফেরত নেওয়া হচ্ছে তা লিখুন। মেমোতে কেনা পরিমাণের চেয়ে বেশি ফেরত নেওয়া অসম্ভব।
4. স্টক ও ক্যাশ সমন্বয়: রিটার্ন পোস্ট করলে সঠিক শেডের স্টক আবার যুক্ত হবে এবং কাস্টমারের বাকি থাকলে তা কমে যাবে অথবা ক্যাশ রিফান্ড হবে।

কাস্টমার এক মডেলের টাইলস ফেরত দিয়ে অন্য মডেলের টাইলস নিলে এক ক্লিকে সমন্বয় করার নিয়ম।

1. রিটার্ন স্ক্রিনে Exchange with New Draft অপশন অন করুন।
2. কাস্টমার যে নতুন আইটেমটি নিতে চান তার একটি ড্রাফট নির্বাচন করুন।
3. সিস্টেম ফেরত পণ্যের মূল্য এবং নতুন পণ্যের মূল্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ-বিয়োগ করে নেট টাকার হিসাব দেখাবে।
4. কাস্টমার অতিরিক্ত টাকা দিলে ক্যাশে গ্রহণ করুন, অথবা ফেরতযোগ্য হলে রিফান্ড দিন—সবকিছু একক রসিদে সম্পন্ন হবে।

দোকানের ক্রয়মূল্য ও লাভ যাতে সেলসম্যানরা দেখতে না পারে এবং ভুল মেমো যাতে যে কেউ মুছে না ফেলতে পারে।

1. ওনার (Owner): সব তথ্য দেখা, ক্রয়মূল্য, নেট লাভ, সব ব্রাঞ্চের স্টক এবং সেটিংস পরিবর্তনের পূর্ণ অধিকার।
2. ম্যানেজার (Manager): সেলস অনুমোদন, ডিসকাউন্ট ওভাররাইড, ক্রেডিট লিমিট পাস এবং দৈনিক রিপোর্ট দেখার সুযোগ; কিন্তু মূল সিস্টেম সেটিংসে হাত দিতে পারে না।
3. সেলসম্যান (Salesman): শুধু মেমো তৈরি, কাস্টমার বাকি দেখা ও প্রিন্ট করার সুযোগ। লাভ ও পারচেজ রেট সম্পূর্ণ লুকানো থাকে।
4. গোডাউন কিপার (Godown Keeper): শুধু চালান ডেলিভারি, পারচেজ রিসিভ এবং স্টক ট্রান্সফার ব্যবস্থাপনা করতে পারে।

কেন্দ্রীয় গুদাম থেকে শোরুমের ডিসপ্লেতে মাল আনার সময় ট্রান্সফার চালান কাটার নিয়ম।

1. Stock Transfer অপশনে গিয়ে উৎস গুদাম (From Godown) এবং গন্তব্য গুদাম (To Godown) নির্বাচন করুন।
2. যেসব আইটেমের লট ও শেড পাঠানো হচ্ছে তার পরিমাণ উল্লেখ করে ট্রান্সফার অর্ডার পোস্ট করুন।
3. মাল গ্রহণকারী গুদাম কিপার মাল গুনে সিস্টেমে 'Acknowledge Receipt' চাপলে স্টক ট্রান্সফার সম্পন্ন হবে।

শোরুমে হঠাৎ ওয়াইফাই বন্ধ হলে বা মোবাইল ডেটায় ধীরগতি থাকলে কাজ চালু রাখার কৌশল।

1. নকশিফাই অত্যন্ত হালকা প্রযুক্তিতে তৈরি, তাই মোবাইলের সাধারণ 4G/3G হটস্পট দিয়েও দ্রুত গতিতে চলে।
2. মেমো ড্রাফট থাকা অবস্থায় নেট চলে গেলে পেজ রিফ্রেশ করবেন না; নেট ফিরে আসা মাত্র মেমো সেভ হয়ে যাবে।
3. ব্রাউজারের ক্যাশ ফাইল কখনো কাজের সময় ক্লিয়ার করবেন না, এতে প্রয়োজনীয় ফাইল অফলাইনেও মেমরিতে লোড থাকে।

থার্মাল বা লেজার প্রিন্টারে বাংলা লেখা উল্টাপাল্টা বা প্রশ্নবোধক চিহ্ন আসার কারণ ও সমাধান।

1. নকশিফাইতে স্ট্যান্ডার্ড SolaimanLipi ফন্ট সরাসরি বিল্ট-ইন রয়েছে, তাই কম্পিউটারে আলাদা কোনো ফন্ট ইনস্টল করতে হয় না।
2. থার্মাল প্রিন্টারে বাংলা কাটলে প্রিন্ট ডায়ালগে More settings-এ গিয়ে Scale 'Fit to printable area' বা 'Default' রাখুন।
3. প্রিন্টার ড্রাইভারে 'Print as image' অপশন চালু রাখলে যেকোনো থার্মাল প্রিন্টারে বাংলা যুক্তবর্ণ শতভাগ অবিকল আসে।

কোনো হিসাব মেলাতে সমস্যা হলে নকশিফাই ইঞ্জিনিয়ারের সাথে স্ক্রিন শেয়ার করে কাজ বুঝে নেওয়ার উপায়।

1. আপনার কম্পিউটারে AnyDesk বা TeamViewer সফটওয়্যারটি চালু করুন।
2. স্ক্রিনে প্রদর্শিত ৯ সংখ্যার রিমোট কোডটি আমাদের সাপোর্ট নম্বরে হোয়াটসঅ্যাপে বা ফোনে জানান।
3. আমাদের সাপোর্ট টিম আপনার স্ক্রিনে সংযুক্ত হয়ে আপনার চোখের সামনে হিসাব মিলিয়ে দেবে এবং স্টাফদের ট্রেনিং দেবে।